Meerstappenplan ziekenhuizen: geïntegreerde aanpak voorkomt brandjes blussen
In de voorbije 50 jaar bouwden we bij INGENIUM een enorme expertise op in de ziekenhuissector. De laatste jaren merken we echter dat nogal wat interne technische diensten het moeilijk krijgen om de groeiende complexiteit van de installaties de baas te kunnen. Ons nieuw meerstappenplan – dat we meteen toepasten bij AZ Sint-Blasius (Dendermonde) en AZ Alma (Eeklo) – toont aan dat die geïntegreerde aanpak loont.
De eerste stap – inventarisatie – pasten we alleen toe bij AZ Sint-Blasius. Een ziekenhuis met geschiedenis heeft immers al wat meer metamorfoses meegemaakt dan het gloednieuwe AZ Alma. Daarom was het belangrijk om in Dendermonde eerst een totaaloverzicht te krijgen van de installaties en al hun componenten. De tweede stap is een conditiemeting. Wat is de huidige staat van de installaties? Wat functioneert zoals het hoort, wat werkt niet of onvoldoende, en welke elementen moeten worden opgevolgd? De data van de conditiemeting worden daarna verwerkt in een meerjarenbudgetplanning waarin precies wordt aangegeven welke investeringen op welke momenten moeten worden ingepland en gebudgetteerd. Voor de installaties die bij de conditiemeting goed blijken te werken, wordt in een vierde stap een onderhoudsplanning opgemaakt. Welk onderhoud is strikt noodzakelijk en wat is wenselijk? Hierbij wordt uiteraard ook rekening gehouden met de eisen van de fabrikanten van de installaties.
Vijfde stap is het bepalen van de taakverdeling. Samen met de ziekenhuisbeheerder bekijken we wie welke taken op zich zal nemen. Wat kan de technische dienst van het ziekenhuis doen en zijn de nodige competenties daarvoor aanwezig of moet er worden bijgeschoold? Welke taken besteed je anderzijds beter uit, vooral bij heel complexe opdrachten? Op die manier worden de diverse rollen en verantwoordelijkheden vastgelegd.
In een zesde stap wordt een initieel basisbestek opgemaakt voor de taken die worden uitbesteed. Daarin worden ook de voorwaarden opgenomen die door het ziekenhuis zelf worden opgelegd. Zo wordt uniformiteit gecreëerd die de opvolging van de diverse deelgebieden efficiënter zal maken. De zevende en laatste stap is immers om per deelgebied een contract in de markt te zetten, gekoppeld aan de basisbestekken. Via een aanbesteding kunnen de opdrachten dan aan de juiste aannemers worden toegewezen.
Maakt zo’n meerjarenplan straks de interne technische dienst binnen een ziekenhuis overbodig? Helemaal niet! Ook een nieuwbouwziekenhuis als AZ Alma heeft geopteerd voor de uitbouw van een eigen technische dienst. Ingenium bekeek samen met partner Freestone de organisatie van de technische dienst. Omdat continuïteit in een ziekenhuis zowel op comfortvlak als procesmatig uiterst belangrijk is, verzorgen ze de permanentie en doen ze dringende interventies. Op die manier houdt de ziekenhuisbeheerder het contact met de interne klant (patiënten, medici en zorgverleners) in eigen hand.